Verwaltung und Corona: Homeoffice und trotzdem für die Bürger da

KN-online hat nachgefragt, wie das funktioniert und ob der Bürgerservice weiter als bisher eingeschränkt wird. So macht es Eckernförde Das Ostseebad hat mit 250 städtischen Beschäftigten die größte lokale Verwaltung der Region. In den Büros im Rathaus in der City arbeiten 100 Personen, die zum größeren Teil auch Publikumsverkehr haben. Bürgermeister Jörg Sibbel am Mittwoch: "Die Appelle von Bundespolitik, Robert-Koch-Institut und Virologen haben uns schon vergangene Woche veranlasst, Homeoffice auf den Weg zu bringen. Das ist auch deshalb wesentlich, weil wir sehr viele Pendler haben, die mit Zug oder Bus zum Dienst kommen." Diese Fahrten müssten deutlich reduziert werden. "Bis Montagmittag dieser Woche lief die verbindliche Umfrage unter den Bediensteten, ob und wie oft sie zur Heimarbeit bereit sind", erläutert Sibbel. "Für 35 Prozent ist sie nach eigenem Bekunden möglich. Bereiche wie der Bauhof sind logischerweise nicht betroffen. Ab Montagnachmittag haben die vier Amtsleiter und ich jeden Fall einzeln geprüft. Seit heute Mittag steht das Konzept." Ziel sei nicht, dass an allen Wochentagen zu Hause gearbeitet werde. Anders als in der Landesverwaltung müssten auch Akten mit nach Hause genommen werden. "Nicht alle Vorgänge sind digital möglich", erklärt er. "Personalausweise beantragen und erhalten funktioniert nicht digital. Für persönliche Anliegen müssen sich Besucher einen Termin holen. Ansonsten sind die Rathaustüren wie bisher schon geschlossen. Wir sind zudem für die Kommunalpolitik persönlich da." Lesen Sie auch: Lockdown, Homeoffice, Maskenpflicht – So geht es in Schleswig-Holstein weiter Ein Tag Präsenzpflicht im Rathaus Eckernförde: Mindestens an einem Tag pro Woche müssen Eckernförder Rathausmitarbeiter laut Sibbel im Büro sein. "Im Schnitt erreichen wir, dass an zwei bis drei Tagen Homeoffice gemacht wird. Da private Voraussetzungen in Sachen Hardware unterschiedlich sind, stellen wir bei Bedarf Laptops. Sie werden an den Tagen im Rathaus nach der Desinfektion weitergegeben. Andere Mitarbieter bekommen Einwahlanschlüsse. Dann sieht es am Rechner zu Hause aus wie im Büro." Im Rathaus könnten ab jetzt fast alle Mitarbeiter allein sitzen. "Außerdem haben wir die Arbeitszeit auf sechs bis 22 Uhr erweitert. Es gibt Absprachen, wer welches Zeitfenster nutzt." Sibbel und die Leiter der Fachbereiche arbeiten dagegen täglich im Rathaus und sind jederzeit für interne Absprachen präsent. Homepage mit Ansprechpartnern und Terminvergabe: www.eckernfoerde.de So läuft es in Altenholz Schon seit Mitte Dezember sind in der Altenholzer Verwaltung Rathausbesuche nur mit Anmeldung möglich. Seit März 2020 sind 50 Mitarbeiter mit Laptops ausgestattet, 100 Mitarbeiter hat die Verwaltung. „Wir werben sehr dafür, das Homeoffice zu nutzen“, erklärt Bürgermeister Carlo Ehrich. Etwa die Hälfte der Kernverwaltung ist aber vor Ort im Rathaus. Er arbeitet an diesem Mittwoch im Homeoffice, nachdem ein Blick in den Kalender ergab, dass keine Präsenztermine anstehen. Anfang der Woche wurden aber zum Beispiel Beamtenanwärter ernannt: „Das geht nur vor Ort.“ Grundsätzlich stimmt der Bürgermeister sich mit Büroleiterin Bianca Hess ab, damit nicht beide gleichzeitig im Homeoffice sind. Es sei auch nicht geplant, Mitarbeiter dauerhaft nach Hause zu schicken, erläutert sie. Denn noch arbeite die Verwaltung nicht komplett digital. Kfz-Zulassung und Bürgerbüro Altenholz weiter mit Publikumskontakt: Kein Homeoffice gibt es zum Beispiel für die Mitarbeiter des Bürgerbüros und der Kfz-Zulassung. Dort wurden die Mitarbeiter soweit wie möglich räumlich getrennt und mit FFP2-Masken und Schutzscheiben ausgestattet, erklärt Hess. Auch Reinigungskräfte und Hausmeister arbeiteten weiter vor Ort. „Einschränkungen für Bürger sehe ich derzeit nicht, da wir alle Anliegen soweit gewünscht und notwendig abarbeiten können“, erklärt die Büroleiterin. Die Kollegen im Homeoffice sind über ihre umgeleiteten dienstlichen Telefonnummern direkt zu erreichen. Nur ein Rückruf ist nicht möglich: Deshalb sollten Bürger eine Nachricht mit Telefonnummer auf dem Anrufbeantworter hinterlassen werden, eine E-Mail mit Rückrufbitte senden oder es einfach noch mal probieren. Homepage: www.altenholz.de So funktioniert es im Amt Dänischer Wohld Die Amtsverwaltung in Gettorf ist zuständig für acht Gemeinden. "40 Mitarbeiter haben wir im Amt. Die Hälfte wird von jetzt an jeweils eine Woche zu Hause arbeiten", schlüsselt Amtsdirektor Matthias Meins auf. "Auch bei uns geht noch lange nicht alles digital. Zudem muss der persönliche Bürgerservice - nur nach telefonischer Terminabsprache - aufrecht erhalten. Dabei arbeiten wir Vorgänge nach Dringlichkeit ab. Verzögerungen lassen sich derzeit nicht in allen Bereichen vermeiden. Eine Ummeldung oder ein Ausweis beispielsweise hat Priorität vor einer Fischereimarke fürs Sportangeln." Fachbereiche im Dänischen Wohld schichtweise in Heimarbeit: In Gettorf setzt die Verwaltung auf wöchentlichen Wechsel der in zwei Gruppen aufgeteilten Teams der Fachbereiche. Meins: "Wir vermeiden so die Doppelbelegung von Büros." Die Diensttelefone werden umgestellt, sodass Bürger weiter die richtigen Ansprechpartner an der Leitung haben. Auch im Amt Dänischer Wohld nutzen Heimarbeiter entweder an ihren Geräten zu Hause die Dienstsoftware oder nehmen dienstliche Laptops mit nach Hause. "Teambesprechungen halten wir im Videochat ab. Besprechungen mit Kollegen in Nachbarbüro werden telefonisch geführt", sagt Meins. Homepage: www.amt-daenischer-wohld.de So arbeitet das Amt Dänischenhagen Die Amtsverwaltung Dänischenhagen ist auch zuständig für die Gemeinden Noer, Schwedeneck und Strande. Sie hatte noch vor dem ersten Shutdown günstig gebrauchte Laptops für etwa die Hälfte der Mitarbeiter gekauft, damit diese auch zu Hause arbeiten können. „Das hilft uns heute“, sagt Büroleiter Björn Petersen. Und so arbeitet nun wieder etwa die Hälfte der rund 40 Mitarbeiter im Homeoffice. Dabei wird wochenweise gewechselt, um Begegnungen zu vermeiden. Schon seit Mitte Dezember sind Termine in der Verwaltung nur auf Anmeldung möglich, so wie schon beim ersten Lockdown. Amt Dänischenhagen im Homeoffice-Schichtbetrieb: Dafür werden spezielle Besprechungsräume genutzt, wie zum Beispiel der Sitzungssaal. Dort läuft die Lüftung durchgehend. Es gibt zwei Schreibtische und eine trennende Plexiglasscheibe. Nach jedem Besucher werden die Räume desinfiziert. „Das läuft ganz gut“, sagt Björn Petersen. Grundsätzlich würden die Vor-Ort-Termine aber „nur wenig genutzt“. Vieles lasse sich auch über E-Mail oder Telefon regeln. Homepage: www.amt-daenischenhagen.de So geht Homeoffice beim Kreis Rendsburg-Eckernförde Die Kreisverwaltung hat rund ein Drittel ihrer Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter in Heimarbeit geschickt. Die übrigen Beschäftigten seine in Bereichen tätig, in denen ein mobiles Arbeiten nicht oder nur mit erheblichen Abstrichen für die Arbeitsergebnisse möglich sei, erklärt eine Sprecherin. Fürs mobile Arbeiten seien bereits im Oktober 2020 200 zusätzliche Laptops bestellt worden, von denen die Hälfte bis Januar geliefert worden seien. "Weitere 100 werden jetzt ausgeteilt. Zusätzlich haben 45 Mitarbeiter einen fest installierten Teleheimarbeitsplatz, der für die Arbeit von zu Hause genutzt werden kann", heißt es. Homepage: www.kreis-rendsburg-eckernfoerde.de Von Cornelia Müller und Kerstin von Schmidt-Phiseldeck