Tipps für den Büroalltag

Direkter, spontaner, persönlicher: Das sollten Sie beim Telefonieren im Job beachten

Gerade im Büroalltag ist das Telefonieren praktisch – und bietet Abwechslung zu anstrengenden Videokonferenzen.

Gerade im Büroalltag ist das Telefonieren praktisch – und bietet Abwechslung zu anstrengenden Videokonferenzen.

Videocalls, Chatnachrichten, Mails – im Joballtag wird auf unterschiedlichen Kanälen kommuniziert. Dabei gibt es noch ein weiteres Kommunikationsinstrument: das gute alte Telefon. Dieses hat gegenüber den anderen Kommunikationsformen wichtige Vorteile. Denn es ist nicht nur persönlich und direkt, sondern ist auch für den spontanen Kontakt geeignet.

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Anstrengende Videokonferenzen: Zoom-Fatique

„Manche meiner Kunden fragen mich, ob wir nicht lieber telefonieren könnten anstatt uns zu einem Videocall zu verabreden“, berichtet Kommunikationstrainerin Nandine Meyden aus dem niedersächsischen Neuenkirchen. „Als Begründung nennen sie oft, dass sie schon den ganzen Tag vor dem Bildschirm sitzen.“ Ihre Kunden seien froh über die Abwechslung und könnten so ihren angestrengten Augen eine kleine Auszeit gönnen. „Viele haben zudem festgestellt, dass sie sich besser auf den Inhalt des Gesprächs konzentrieren können, wenn sie telefonieren.“

Meyden kann den Wunsch ihrer Kunden und Kundinnen nach ganz normalen Telefonaten sehr gut verstehen. „Im Laufe der Pandemie hat sich gezeigt, wie anstrengend Videokonferenzen sind. Es gibt inzwischen schon einen Begriff dafür: Zoom-Fatique.“ Sie erklärt sich die Erschöpfung auch mit dem ständigen Wechsel der Blickrichtung: „Immer wieder wandern unsere Blicke zwischen der Webcam und und den Bildschirm hin und her. Außerdem beobachten wir uns selbst.“ Das koste Kraft und ziehe die Konzentration von den Gesprächsinhalten ab.

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Personalverantwortliche: Öfter mal zum Hörer greifen

Demgegenüber hat das Telefonieren durchaus Vorteile. Meyden: „Man kann beim Telefonieren nicht vom Gesprächspartner beobachtet werden. Das empfinden viele Menschen als angenehm. So können junge Eltern zum Beispiel ihr Kleinkind auf dem Schoss sitzen haben, ohne dass der Gesprächspartner das sieht.“ Gerade in Branchen, in denen Beschäftigte auch in Videokonferenzen mit Sakko, Kostümjacke und Make-up vor der Webcam sitzen, ist es für Berufstätige angenehm, sich auch mal etwas legerer zu kleiden und ungeschminkt zu arbeiten. Das Telefon macht es möglich.

Die Telefontrainerin Izabela Szumska aus Münster benennt weitere Vorteile: „Das Besondere ist, dass der Kontakt via Telefon viel schneller und spontaner geht als per Videocall. Er braucht keine Vorbereitung und keine Einladung.“ Deswegen ist dieses Kommunikationsmittel oft effizienter. „Zwar ist für kurze Absprachen der Chat ideal, aber immer dann, wenn Sachverhalte komplexer werden, ist das Telefon sinnvoller.“ Außerdem kommuniziere man so auch auf der Beziehungsebene. „Wenn Führungskräfte ihre Teammitglieder anrufen, erfahren sie oft viel mehr als über andere Kanäle“, erklärt Szumska. So könne am Telefon auch über private und berufliche Sorgen gesprochen werden. Zudem bekommt der Anrufer die Stimmung des Gegenübers mit. In Zeiten des Homeoffice fehlt diese Information sonst oft. „Dass am Telefon offener gesprochen wird, liegt sicher daran, dass sich die Beschäftigten geschützter fühlen, weil sie keiner sieht.“ Die Telefontrainerin empfiehlt deshalb Personalverantwortlichen, öfter mal zum Hörer zu greifen und das Gespräch mit den Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern zu suchen. „Dafür sollte man sich dann auch Zeit nehmen.“

Telefon gehört zum Instrumentenkasten der Kommunikation

Für Anrufe sprechen außerdem ganz praktische Gründe: „Telefonate verbrauchen einfach weniger Datenvolumen. Das kann auf dem Land schon einen echten Unterschied machen – besonders dann, wenn mehrere Personen in einem Haushalt gleichzeitig im Videocall sind“, so Meyden.

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Aus all diesen Gründen greift Meyden gern zum Hörer. Videokonferenzen nutzt sie in erster Linie für Meetings mit mehreren Teilnehmenden oder um unbekannte Menschen kennenzulernen. „Genau wie Chat, Mail oder Videocall gehört das Telefon zum Instrumentenkasten der Kommunikation. Man sollte sich vorab genau überlegen, welches Instrument gerade zur Situation passt.“

Junge Leute haben Vorbehalte gegen das Telefonieren

Meyden sieht allerdings bei der jungen Generation Aversionen gegenüber dem Telefonieren: „Junge Leute empfinden es fast schon als übergriffig, wenn man sie spontan anruft. Sie haben zudem Hemmungen, andere übers Telefon zu erreichen, weil sie befürchten, ihre Gesprächspartner zu stören.“

Auch Telefontrainerin Izabela Szumska kennt die Vorbehalte junger Berufstätiger bei der Benutzung des Telefons. „Gerade Berufseinsteiger sind es gewohnt, Wort- oder Sprachnachrichten zu versenden. Aber man kann ihnen in der Einarbeitungsphase diese Unsicherheit und Angst nehmen. Das ist meine Aufgaben als Trainerin.“ Dann sei dieses Kommunikationsmittel auch für die junge Generation kein Problem.

Telefon auch spontan nutzen

Um das Telefon optimal zu nutzen, empfiehlt Meyden klare Absprachen. Teams sollten abstimmen, wann und für was sie welche Kommunikationskanäle verwenden. „Für längere Anrufe sollte man sich vorher verabreden.“

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Szumska empfiehlt Berufstätigen, das Telefon auch spontan zu nutzen. „Es ist in unserem Leben so viel verplant und strukturiert. Aber wir Menschen sind lebendig! Deshalb können wir auch mal überraschend anrufen.“ Damit das Gegenüber sich nicht überrumpelt fühlt, empfiehlt sie die Eingangsfrage: „Passt es Ihnen gerade?“ Auch Meyden rät zu der Frage: „Haben Sie ein paar Minuten Zeit?“ Dann sollte man sich aber auch an diesen Zeitrahmen halten.

Es wird wieder mehr telefoniert

Seit Beginn der Corona-Pandemie ist das Telefon wieder mehr in Gebrauch. Das ergab die „Markstudie 2021″ des „Verbandes der Anbieter von Telekommunikations- und Mehrwertdiensten“ (VATM). Die Studie ist gemeinsam mit dem Beratungsunternehmen „Dialog Consult“ erstellt worden. Danach erfreute sich die Telefonie 2021 weiterhin wachsender Beliebtheit. Im Durchschnitt wurden hierzulande täglich rund 963 Millionen Minuten telefoniert.

Zwar fiel das Wachstum 2021 geringer aus als im ersten Pandemiejahr 2020, war aber weiter aufsteigend: Während es 2020 ein Plus von 16 Prozent gab, waren es 2021 immerhin noch 4 Prozent. Erstmals seit 13 Jahren stieg 2020 auch die Zahl der Festnetzminuten. 2021 setzte sich dieser Trend mit durchschnittlich 296 Millionen Minuten pro Tag fort. Das ist ebenfalls ein Plus von 4 Prozent. Allerdings ist das Handy beliebter: Telefonierende nutzten den Mobilfunk täglich 433 Millionen Minuten. Außerdem wurde 234 Millionen Minuten am Tag über sogenannte „OTTs“ telefoniert – also Messaging- und Internettelefoniedienste wie etwa Skype oder WhatsApp.

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