Stuttgart. Es geht auf das Frühjahr zu, und damit steigt die Chance, dass in ganz Deutschland Mieter wieder Post von ihren Vermietern bekommen. Die Abrechnung der sogenannten Betriebskosten, gängiger als Nebenkostenabrechnung bekannt, dürfte ins Haus flattern.

Nicht selten muss man beim Öffnen des Briefes tief Luft holen, die Zahlen schlagen durchaus auf das eigene finanzielle Gemüt. Denn die stetig steigenden Nebenkosten haben sich in den vergangenen Jahren zu einer Art „zweiten Miete“ entwickelt, bei deren Abrechnung ein Mieter durchaus das eine oder andere wissen sollte.

Es gibt eine Frist für die Nebenkostenabrechnung

Zunächst einmal geht es um eine ganz einfache Sache: die Frist. Der Vermieter muss dem Mieter spätestens zwölf Monate nach Ende des Abrechnungszeitraumes die Nebenkostenabrechnung geben.

Das ist vor allem für den Vermieter wichtig, denn wenn dieser die Nebenkostenabrechnung verspätet dem Mieter gibt und sich eine Nachforderung ergeben hat, muss diese der Mieter nicht mehr zahlen. Im Gegenzug hat der Mieter aber das Recht bei einer verspäteten Nebenkostenabrechnung etwaige Rückzahlungen zu erhalten.

Wichtig zu wissen als Mieter: Die mögliche Ausrede eines Vermieters, er könne noch keine Abrechnung machen, da er selbst noch keine Jahresabrechnung für das Haus vorliegen hat, gilt nicht.

Nebenkostenabrechnung: Erst prüfen, dann zahlen

Einmal im Jahr werden die Betriebskosten abgerechnet. Laut Deutschem Mieterbund enthält etwa jede zweite Abrechnung Fehler.

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Nebenkosten: Mieter sollten Abrechnung genau prüfen

Denn die Nebenkosten müssen immer innerhalb der Jahresfrist abgerechnet werden, die Jahresabrechnung eines Wohnungseigentümers gilt nicht als Grundlage für die Nebenkostenabrechnung für den Mieter. Das bedeutet, die Nebenkostenabrechnung für das Jahr 2020, die auch mit dem Kalenderjahr abgerechnet wird, muss spätestens zum 31.12.2021 beim Mieter vorliegen. Dasselbe gilt übrigens auch für die Heizkosten.

Ist die Abrechnung pünktlich da, sollte man sich als Mieter die nötige Zeit nehmen, um diese auch sorgfältig zu prüfen. Denn nicht selten sind die Abrechnungen zum Teil falsch, unvollständig oder schlicht für den Mieter nicht nachvollziehbar.

Eine Marktwächter-Untersuchung für 2019 hatte vergangenes Frühjahr ergeben, dass rund ein Drittel von über 1000 überprüften Heizkostenabrechnungen fehlerhaft war, ein weiteres Drittel laut der Experten „Klärungsbedarf“ habe. Eine andere Zahl lässt ebenfalls aufhorchen: Laut dem Mietrechtsexperten Mineko sind mehr als 80 Prozent der von ihm geprüften Nebenkostenabrechnungen fehlerhaft.

Heizkostenabrechnungen sind oft fehlerhaft und sollten überprüft werden.

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Erlaubtes Mittel: Widerspruch einlegen

Wer nach kurzem Überprüfen zu dem Schluss kommt, dass der Zahlendschungel für ihn nicht nachvollziehbar ist, sollte schnell und direkt zum erlaubten Mittel greifen: Widerspruch einlegen, das heißt, schriftlich beim Vermieter den Kosten widersprechen, erklären, welche Kosten man nicht akzeptiert, und Einsicht in die Belege und Rechnungen einfordern.

Ein Vermieter dürfte darauf meistens schnell reagieren, denn er hat so lange keinen Anspruch auf die (Nach-)Zahlung eines Mieters, bis dieser die Unterlagen einsehen und prüfen konnte. Zudem dürfte ihm an einem ruhigen und harmonischen Mietverhältnis gelegen sein.

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Vergleichen der Nebenkosten mit denen des Vorjahres

An dieser Stelle könnte es kompliziert werden. Denn jetzt beginnt das Vergleichen der Kosten mit denen des Vorjahres – und die Liste könnte durchaus lang sein. Zu den Nebenkosten gehören Heizung und Warmwasser (der wohl größte Posten bei der Abrechnung) – das aber nach realem Verbrauch abgerechnet wird.

Des Weiteren können auf der Abrechnung aufgelistet sein: Kalt- und Abwasser, Entwässerung und Gartenpflege, Straßenreinigung und Müllgebühren, Umlegung der Grundsteuer, Kosten für einen vorhandenen Aufzug, Hausreinigung und Hausmeisterservice, Kosten für Außenbeleuchtung sowie Kosten für die Schornsteinreinigung.

Blick in den Mietvertrag ist nützlich

Beim Überprüfen der Nebenkostenabrechnung lohnt sich zudem der gleichzeitige Blick in den Mietvertrag. Denn dort müssen die zahlenden Nebenkosten aufgeführt sein. Steht dort ein üblicher Passus wie, dass der Mieter sämtliche Betriebs-/Nebenkosten trägt, so sind darunter laut einem BGH-Urteil die gängigen umlagefähigen Nebenkosten gemäß der sogenannten Betriebskostenverordnung gemeint.

Betriebskosten, die wiederum als „sonstige“ im Vertrag stehen, müssen seitens des Vermieters genau aufgezählt und benannt werden. Sind im Mietvertrag nur einzelne Betriebskostenarten wie zum Beispiel Wasser, Abwasser, Warmwasser und Heizung aufgeführt, müssen auch nur diese Kosten vom Mieter gezahlt werden – völlig egal, ob noch weitere Betriebskosten vor Ort entstehen beziehungsweise entstanden sind.

Nebenkostenabrechnung: Hilfe holen im Zahlendschungel

Generell sollte man sich überlegen, wenn die Abrechnung sehr viele Posten enthält und einem zu kompliziert erscheint, ob nicht externe Hilfe hinzugezogen werden sollte. Bei der Abrechnung der Heizkosten können sich Mieter beispielsweise Hilfe bei den Experten für Energieberatung der Verbraucherzentralen einholen.

Da das Thema Nebenkosten von Jahr zu Jahr komplexer wird und es immer wieder zu neuen Gerichtsurteilen kommt, macht auch bei dem einen oder anderen womöglich der Gang zum örtlichen Mieterverein oder zu einem Dienstleister wie dem Mietrechtsexperten Mineko Sinn.

Die Hilfe beim Mieterverein ist für Mitglieder kostenlos, während beispielsweise bei Mineko eine Überprüfung der Nebenkostenabrechnung für eine Wohnung bis zu 100 m² pauschal 59 Euro kostet. Am Ende könnten sich die Kosten aber lohnen, denn nicht alle Nebenkostenarten können vom Vermieter auf den Mieter umgelegt werden – und das wiederum könnte dem Mieter zu einer Rückzahlung verhelfen.